Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как происходит нумерация личных дел

Как регистрируются личные дела в журнале учета личных дел? Должен ли соответствовать номер личного дела порядковому номеру? Если работник уволился и на его место принят другой сотрудник, какой будет номер личного дела — следующий или тот, который освободился? Логично и достаточно удобно нумеровать личные дела сотрудников в соответствии с их табельными номерами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

О присвоении номеров личным делам

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем.

Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Добрый день. Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы. Номеру дела можно присвоить табельный номер сотрудника? Или как поступить. Подскажите пожалуйста. Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге журнале учета личных дел.

При этом, законодательством не установлены правила ведения и нумерации личных дел сотрудников, поэтому каждая организация может установить внутренним локальным документом свои правила формирования и нумерации личных дел например, организация может вести единую нумерацию, то есть нумерация будет сплошной независимо от года 1, 2, 3, Таким образом, можно сделать вывод, что нумеровать личные дела, присваивая им табельные номера работников, в данном случае будет не совсем логично, так как нумерация подразумевает под собой присвоение документу порядкового номера, а не произвольного.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации.

Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела п.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно ст. Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября г.

Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы подп.

Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах п. Все права защищены.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль.

Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Пять провалов нового закона об удалёнке. Как выполнить непонятные требования. О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Подписка с подарками. А еще Ответы на вопросы. Обложка личного дела сотрудника Скачать образец. Внутренняя опись личного дела сотрудника Скачать образец. Личная карточка Скачать образец. Подробнее о личных делах сотрудников читайте здесь: Как составить характеристику сотрудника За копии паспортов в личных делах теперь штрафуют.

Полезный подарок для кадровиков каждую неделю Подпишитесь сейчас и получайте подарки. Популярные материалы: Переход на электронную трудовую книжку в году График отпусков на год: как составить и утвердить Изменения в трудовом законодательстве в и году Отчет СЗВ-ТД в году: кадровые подсказки и примеры заполнения Производственный календарь на с праздниками и выходными Трудовой договор с работником скачайте 11 бесплатных образцов Всероссийская Аттестация кадровиков как попасть в Реестр.

Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам. ИНН В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря года. Есть судебные дела в роли ответчика. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы думаете, что дешевле:.

Дать взятку инспектору. Соблюдать требования закона. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Топ кадровых вопросов января: эксперты ответили. Больничные будут оплачивать по новым правилам — предупредите работников.

Поздравляем с Новым годом! Вас ждут подарки и приятные сюрпризы. С сотрудниками на удалёнке придется заключать новый договор. В январе года вступают в силу федеральных актов. Статьи по теме. Должностная инструкция кадровика на год. Образец положения об удалённой работе на год. Расчет зарплаты в январе года. Официальные выходные в как отдыхаем январе.

Подписка Рекламодателям Контакты Обратная связь kd action-media. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Как регистрируются личные дела в журнале учета личных дел? Должен ли соответствовать номер личного дела порядковому номеру? Если работник уволился и на его место принят другой сотрудник, какой будет номер личного дела — следующий или тот, который освободился?

Логично и достаточно удобно нумеровать личные дела сотрудников в соответствии с их табельными номерами. Такой порядок обеспечивает уникальность номера. Если уволенный работник будет вновь принят в организацию, то и табельный номер, и номер личного дела останутся прежними. Журнал учета личных дел, как и сами личные дела, не являются обязательными для ведения в коммерческих организациях.

А вот для государственных и муниципальных предприятий личное дело является основным документом учета служащих. Бухгалтерский учет. Тест фирмы по ИНН бесплатно.

Вход Регистрация. Подписка на новости. Курсы ЦБР на USD 73, 0 коп. EUR 90, 11,1 коп. Как пронумеровать личные дела сотрудников. Источник: Журнал "Зарплата". Ваше имя:. Код безопасности. Введите код безопасности:. Если Вы зарегистрируетесь , то сможете получать новые комментарии по e-mail. Горячие темы. Это обсуждают: Выпивать после смены на вахте можно даже вопреки трудовому договору, решили суды 4 Последние новости: Доступный налоговый мониторинг и другие новации трансформированы в закон.

Небольшим некоммерческим фирмам упростили оформление трудовых отношений. В Росстате рассказали, как выросли зарплаты чиновников в году. Часть пенсионеров получат пенсии за январь досрочно. Работодатель просто кинуть решил с деньгами работника, вот и вся причина. Правильно что их Сергей Минтранс утвердил новые Все это будет действовать, когда на каждом столбе будет висеть камера, которая дистанционно Игор Законопроект о лишении прав за Да, наверное, не ошибаетесь, но некоторые моменты уже поправили и то хорошо.

Так же стоит заметить, Роман Появился указ о выплате 5 тысяч Считаю,что по выплатам новогодним - это не социальный указ. У нас в первом классе в школе часть Светлана Еще комментарии. Отключить мобильную версию.

Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:. Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности например, на руководящий состав. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов. В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими.

Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения далее по тексту - Типовой перечень. Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, то есть приведенных в данном примере.

Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров см. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело.

Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т. По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу. Какую специальность получил в результате окончания учебного заведения, указать N диплома или удостоверения.

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр. В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи см. Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись.

Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.

Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях.

Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.

Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Есть ли на предприятии архив или его нет, ясно одно: в соответствии с уже известной нам ст. Согласно действующим правилам архивного дела отметка ЭПК означает, что часть документов дела из-за своей значимости может быть отнесена к документам, подлежащим постоянному хранению. По истечении сроков хранения, по решению экспертной комиссии предприятия или соответствующего государственного архива, отдельные документы а возможно, и целые дела могут быть оставлены на постоянное хранение.

С этой целью документы дела должны быть переформированы и внесены в другую опись - опись дел постоянного хранения. Уничтожение дел с отметкой "ЭПК" разрешается только по отдельно составленному для них акту.

Более подробную информацию по данному вопросу можно получить в п. Начиная подготовку личных дел к их передаче на архивное хранение, мы вновь встречаемся с некими проблемами, обусловленными их спецификой.

Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, то есть в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр. Два документа, которые ведутся кадровой службой, - внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров - чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения.

Но мне встречались и другие варианты. Очень жаль, что порядок систематизации этих форм внутри личного дела нигде не регламентирован, в то время как архивист должен руководствоваться правилами. Перед сдачей в архив документы необходимо переформировать в прямой временной хронологии. В то же время некоторые архивисты высказывают диаметрально противоположную точку зрения, согласно которой расположение документов внутри личного дела задом наперед вполне можно считать окончательным.

Объясняют это такие специалисты опять же спецификой личного дела. Автору данной статьи всегда было удивительно, как вообще может существовать такое мнение? На какие нормативно-правовые акты оно опирается? На мой взгляд, данная точка зрения просто бездоказательна. Ведь у архивиста есть правила, которыми он руководствуется.

В них, то есть в том же п. Это - "подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела ".

В абз. Правда, на практике я не встречался с тем, чтобы кадровик сразу же располагал документы в прямом хронологическом порядке. Ведь для этого при поступлении каждого нового документа старые документы ему пришлось бы вынимать и располагать в новой последовательности.

Но нигде не сказано, что документы, входящие в состав личного дела, могут поступать в архив расположенные так же, как они бывают сформированы изначально. Таким образом, руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела необходимо систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии датой будет дата их заполнения.

Эти документы необходимо расположить в начале дела. Далее следует расположить копии документов об образовании сотрудника. Для удобства желательно сосредоточить вместе с такими документами и копии тех документов об образовании, которые сотрудник получил в период работы на данном предприятии. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Кроме того, в таком случае дата одного из документов об образовании обычно вообще не укладывается в хронологические рамки крайние даты самого личного дела.

Ведь чаще всего сначала человек заканчивает учебное заведение, а потом поступает на работу. Соответственно, дата диплома всегда будет более ранней, чем дата заполнения личного листка по учету кадров и автобиографии. Поэтому здесь мы руководствуемся иным п.

Основных правил: "Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы". После данных документов в дело могут быть сформированы документы о дополнительном образовании сотрудника, повышении его квалификации, которые были получены сотрудником в течение работы на конкретном предприятии. После копий документов об образовании сотрудника будут располагаться документы о поступлении на работу:. Далее в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые заводятся делопроизводством кадровой службы предприятия в течение трудовой деятельности его сотрудника.

Это могут быть:. При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела.

Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков. В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен.

В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.

Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом. Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску в отделах, в других делах и т.

Далее возможны следующие варианты:. Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним. Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.

Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов документа составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле.

Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи. По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела или титульного листа в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела не более листов. С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Затем осуществляется деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит "Том".

Как происходит нумерация личных дел

Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:. Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности например, на руководящий состав.

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки. Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

Для этого их следует поместить в конверты каждый документ отдельно и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица. Хранение ЛД: порядок и сроки Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок.

Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Перечень опись документов Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название короткое описание заносится в реестр перечень , который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных. Для частных структур и ИП Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести.

Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве. Поскольку гл. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников.

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата обычно 4 x 6 см.

Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника. Законодательные требования Для государственных организаций Трудовой кодекс далее — ТК РФ не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие. Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Порядок ведения личных дел сотрудников организации предусмотрен действующим законодательством и предписывает строгое следование установленным процедурам заполнения и хранения. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения в отделе кадров в организации в году Порядок хранения личных дел сотрудников Порядок хранения личных дел сотрудников Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения.

Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

Справка Текущий порядок хранения личных дел работников В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора.

Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам. Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя.

Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы. Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу.

Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено.

Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги. Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт. После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры. Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:. Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:. То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

Как правило, этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности.

Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов? В личном деле сотрудника могут лежать только документы копии , касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр. Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции. Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации. Прошивка документов требует внимательности и терпения.

Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны. Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.

Голосование:

Сообщений: Баллов: Регистрация: И вот меня терзвют смутные сомнения, правильно ли это? Есть ли какие-то правила на этот счет? Правил нигде таких не найдете ибо еще раз повторюсь: ЛД не обязательно вести за исключением Поэтому и табельные номера как номера ЛД тоже не будут нарушением. У нас ведется журнал учета лич. Снеженка V. А как же с приказами о приеме, где указывается табельный номер - его ведь уже не изменишь.

И какая связь между прогой и табельным? Он хоть сто лет проходит и тысячу программ меняем, остается старым. У нас в организации столько переводов с должности на должность бывает, а отпуска вообще по одному дню берут, никакой карточки не хватит.

Веду для отпуска отдельную. Это не будет нарушением? Их нужно вести в УФ. Поэтому Цитата Гость пишет: Веду для отпуска отдельную. Когда заканчивается табличка для отпуском, приказом руководителя утверждаем дополнительный лист к ЛК и там можем на весь лист эту таблицу напечатать. А я тоже так делаю! Нашей организации только 2 года, а у всех уже по 8 строчек для отпуска.

И что - дополнительный лист утверждается для каждой ЛК или все сразу несмотря на количество записей? Причем насколько я понимаю , меняем именно форму, то есть для дальнейшего пользования.

Например не можем изменить форму приказа только для Иванова, а для Петрова потом сделать по старому. Изменим с 1 июня - после этой даты все приказы будут по единой форме. Получается, что с ЛК та же ситуация. Я еще не меняла, но буквально через пару месяцев придется это делать - у одной работницы закончилась таблица.

И вот я в раздумьях: по правилам, если изменю - надо будет добавлять страничку всем. С другой стороны - многие не успевают столько отгулять, за свою рабочую жизнь, увольняются - зачем он будет болтаться.

Пока решила, что сделаю приказ типа "После заполнения раздела И, возвращаясь к личным делам, если про ЛД в инструкции по табельному учету прописано, то, чтобы их официально не вести, нужно эту инструкцию переделывать?

Поэтому я у себя поубирала везде упоминание о ЛД и теперь делаю вид, что у меня их нет. Работы кстати поубавилось - по всем уволенным раньше опись составляла, подшивала Я, вообще-то, по совмещению работаю, многого не знаю, но до меня кадровик со стажем был, но с ЛД все было также. Буду думать, что дальше с ЛД делать Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Основные дела отдела кадров в конце года. Подробное руководство к тому, как "подмести хвосты" и подготовить кадровые документы для следующего года.

ИП прекращает деятельность. Увольнение "декретницы". При ознакомлении с графиком отпусков работник заявил о льготе. В график вносить изменения? Нужно ли на новый год издавать новый приказ об ответственном за трудовые книжки? Внесены изменения в закон о СОУТ. Декларация соответствия условий труда будет действовать бессрочно, если условия труда на рабочих местах не изменились.

Внесены поправки в законодательство Российской Федерации об обязательном социальном страховании. Прошивка, пломба. Успейте заказать по старым ценам! Наша политика в отношении обработки персональных данных. Запомнить меня Регистрация Забыли свой пароль?

Войти как пользователь. Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:. Ru OpenID. Используйте вашу учетную запись на Facebook. Используйте вашу учетную запись Odnoklassniki. Используйте вашу учетную запись VKontakte для входа на сайт. Используйте вашу учетную запись Яндекса для входа на сайт. Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство. Подскажите, пожалуйста, начинающему кадровику как правильно присваивать номера личным делам работников?

У нас в организации личные дела представляют собой простые скоросшиватели, а номера дел соответствуют табельным номерам. Личным делам присваивается номер по номенклатуре дел, то есть это один номер для всех дел.

Цитата ОксанаХ пишет: Личным делам присваивается номер по номенклатуре дел, то есть это один номер для всех дел. Цитата GALA72 пишет: номера дел соответствуют табельным номерам. Цитата Снеженка пишет: оэтому и табельные номера как номера ЛД тоже не будут нарушением. Цитата nabobu пишет: и, соответственно, изменялись таб. Получается личные дела необязательны, а личные карточки обязательны? ЛК обязательны. Вот как!

Если мы собираемся изменять причем можно только добавлять, но нельзя ничего убирать любую из унифицированных форм, то можем это делать только приказом руководителя по предприятию.

На мой взгляд, если в наших ЛНА написано, что ведутся личные дела, значит мы обязаны их вести со всеми вытекающими хранение 75 лет, передача в архив. Жаль, однако, :? Уволенные просто лежат в отдельной стопочке вместе с двумя ЛК обычной и на отпуск. Понятно, что с ними удобно. Спасибо большое за разъяснения!

Читают тему гостей: 1. Корзина 0 позиций на сумму 0 руб. Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта.

Подробное руководство к тому, как "подмести хвосты" и подготовить кадровые документы для следующего года Увольнение "декретницы" Декларация соответствия условий труда будет действовать бессрочно, если условия труда на рабочих местах не изменились Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска". Пройти тест Все тесты сайта. Книги по кадровому делопроизводству. Журналы учета и регистрации. Наша политика в отношении обработки персональных данных Все права защищены.

Запомнить меня. Забыли свой пароль? Журнал "Кадровик-практик" Подписка руб. Главная Форум кадровиков Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство О присвоении номеров личным делам Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги!

На нашем форуме уже более Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам - это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Кадровику: пошаговые инструкции , образцы документов. ОксанаХ V.

Гость Гость.

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Как пронумеровать личные дела сотрудников

Главная Документы 3. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Документ не применяется. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

Сообщений: Баллов: Регистрация: И вот меня терзвют смутные сомнения, правильно ли это? Есть ли какие-то правила на этот счет? Правил нигде таких не найдете ибо еще раз повторюсь: ЛД не обязательно вести за исключением Поэтому и табельные номера как номера ЛД тоже не будут нарушением. У нас ведется журнал учета лич.

Как нумеруются личные дела сотрудников?

.

Личным делам присваивается номер по номенклатуре дел, т.е. это один номер для всех дел. V.I.P. Сообщений: Баллов: Регистрация:   И, возвращаясь к личным делам, если про ЛД в инструкции по табельному учету прописано, то, чтобы их официально не вести, нужно эту инструкцию переделывать? V.I.P. Сообщений: Баллов: Регистрация:

.

.

.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: \
Комментариев: 3
  1. Генриетта

    3. Розмір земельної ділянки, що передається безоплатно громадянину у власність у зв'язку з набуттям ним права власності на жилий будинок, не може бути меншим, ніж максимальний розмір земельної ділянки відповідного цільового призначення, встановлений частиною першою цієї статті (крім випадків, якщо розмір земельної ділянки, на якій розташований будинок, є меншим).

  2. Фадей

    1 Совсем рядовому холопу 100 нет смысла сопротивляться и бежать, как и нанимать адвоката и платить ему за дежурство. Причина банальна, вы никому не интересны и максимум можете быть задержаны по причине, что похожи на когото, после выяснения скорее всего отпустят, если вы в процессе сами себя не зароете, тем же физическим сопротивлением или не дай бог нанесением телесных повреждений менту!

  3. pemicalco

    Это 18 лет штрафа за слова, я верю тебе моя дорогая!

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.